Lösung
Agenturkosten senken
Die meisten Unternehmen wissen nicht, ob ihre Agenturkosten angemessen sind. Sie zahlen Retainer und genehmigen Angebote, ohne beurteilen zu können, ob Leistung und Preis zusammenpassen. Agenturkosten gehören zu den intransparentesten Kostenpositionen im E-Commerce, und genau das nutzen Agenturen zu ihrem Vorteil.
Ausgangslage
Typische Fragen zu diesem Vorhaben
- Retainer und Stundensätze wachsen oft unbemerkt weiter
- Viele zahlen für Kapazitäten, die sie gar nicht nutzen
- Ohne Vergleichswerte wissen Sie nicht, was marktgerecht ist
- Versteckte Kostentreiber bleiben jahrelang unentdeckt
- Kostentransparenz spart oft fünf- bis sechsstellige Beträge
Nutzen
Worauf es beim Senken von Agenturkosten ankommt
-
01
Alle Agenturkosten erfassen
Bevor Kosten neu verhandelt werden, braucht es einen vollständigen Überblick über alle Agenturen, Verträge, Retainer, Stundensätze und gebuchten Leistungen. Erst wenn klar ist, wofür regelmäßig bezahlt wird und welche Leistungen tatsächlich genutzt werden, lassen sich unnötige Ausgaben zuverlässig erkennen.
-
02
Konditionen mit dem Markt vergleichen
Stundensätze und Retainer sollten nicht allein betrachtet, sondern mit vergleichbaren Angeboten am Markt abgeglichen werden. Dabei müssen Leistungsbereich, Erfahrung, Teamgröße und Umfang berücksichtigt werden. So wird sichtbar, ob die aktuellen Konditionen angemessen sind oder deutlich über dem üblichen Niveau liegen.
-
03
Ungenutzte Kapazitäten reduzieren
Viele Unternehmen bezahlen dauerhaft für vereinbarte Kapazitäten, obwohl der ursprüngliche Bedarf längst nicht mehr besteht. Deshalb sollte geprüft werden, ob Retainer, Stundenpakete und feste Leistungen noch zur aktuellen Situation passen. Nicht genutzte Kapazitäten sollten reduziert oder neu vereinbart werden.
-
04
Doppelte Leistungen vermeiden
Wenn mehrere Agenturen beteiligt sind, überschneiden sich Leistungen häufig unbemerkt. Ähnliche Aufgaben werden doppelt bezahlt oder verursachen zusätzlichen Abstimmungsaufwand. Eine gemeinsame Übersicht über Aufgaben, Rollen und Zuständigkeiten hilft dabei, Überschneidungen zu erkennen und Kosten gezielt zu reduzieren.
-
05
Abrechnungen nachvollziehbar machen
Angebote, Stundenzettel und Abrechnungen müssen so aufgebaut sein, dass der tatsächliche Aufwand nachvollziehbar bleibt. Unklare Sammelpositionen oder allgemein beschriebene Leistungen erschweren die Prüfung. Je transparenter Leistungen dokumentiert werden, desto besser lassen sich Aufwand, Nutzen und Kosten bewerten.
-
06
Kosten und Leistung gemeinsam bewerten
Das Ziel sollte nicht sein, Agenturleistungen möglichst billig einzukaufen. Entscheidend ist ein faires Verhältnis zwischen Kosten, Qualität und tatsächlichem Nutzen. Gute Leistungen dürfen ihren Preis haben, sollten aber messbar zum Unternehmen beitragen und regelmäßig darauf geprüft werden, ob die Zusammenarbeit noch passend aufgestellt ist.
Vertiefung
Warum Agenturkosten im E-Commerce so oft aus dem Ruder laufen
Agenturbeziehungen entstehen meistens in einem konkreten Moment: Ein Projekt steht an, eine Agentur wird beauftragt, das Projekt wird abgeschlossen. Was danach passiert, ist selten strukturiert. Retainer werden verlängert, Stundensätze steigen mit jeder Vertragsverlängerung ein wenig, neue Leistungen werden ohne Ausschreibung direkt bei der bestehenden Agentur beauftragt und niemand fragt systematisch, ob das alles noch marktgerecht ist.
Lässt man Agenturbeziehungen ohne regelmäßige Überprüfung laufen, kann Folgendes passieren:
- Retainer, die für einen bestimmten Leistungsumfang vereinbart wurden, werden weiterbezahlt, obwohl der ursprüngliche Bedarf längst nicht mehr besteht oder sich erheblich verändert hat, ohne dass der Leistungsumfang entsprechend angepasst wurde.
- Stundensätze liegen über dem Marktdurchschnitt für vergleichbare Leistungen, weil sie nie mit dem tatsächlichen Markt verglichen wurden und die Agentur kein Interesse daran hat, diese Diskussion zu initiieren.
Das grundlegende Problem dabei ist nicht, dass Agenturen grundsätzlich zu viel verlangen, sondern dass das System, in dem Agenturbeziehungen funktionieren, Transparenz strukturell erschwert. Agenturen kennen ihre Kosten, Ihre Vergleichswerte und Ihre Alternativen besser als Sie, und dieses Informationsgefälle ist der eigentliche Kostentreiber.
Was bei unkontrollierten Agenturkosten typischerweise schieflgeht:
- Leistungen werden in Rechnung gestellt, deren tatsächlicher Aufwand für Sie nicht nachvollziehbar ist, weil Stundenzettel keine ausreichende Detailtiefe haben und niemand intern die Kapazität hat, diese systematisch zu prüfen.
- Mehrere Agenturen werden parallel für überlappende Leistungsbereiche bezahlt, weil keine Gesamtübersicht über alle Agenturbeziehungen und deren Leistungsumfänge existiert.
- Verträge werden automatisch verlängert, ohne dass die vereinbarten Konditionen auf Marktgerechtigkeit geprüft werden, weil ein Anbieterwechsel als aufwendig gilt und der Schmerz der bestehenden Situation nicht groß genug erscheint, um aktiv zu werden.
- Investitionen in Entwicklung, die eigentlich langfristig genutzt werden sollten, werden als Stunden abgerechnet, ohne dass eine faire Kosten-Nutzen-Betrachtung stattfindet.
Orientierung
Woran Sie erkennen, dass Ihre Agenturkosten optimierungswürdig sind
Es gibt keine universelle Antwort auf die Frage, was eine Agenturbeziehung kosten darf, weil das von Leistungsumfang, Systemkomplexität und Marktkontext abhängt. Es gibt aber klare Signale, die darauf hindeuten, dass eine kritische Überprüfung überfällig ist.
Folgende Anzeichen sprechen dafür, dass Ihre Agenturkosten nicht optimal sind:
- Fehlende Transparenz bei Stundennachweisen: Wenn Sie nicht nachvollziehen können, wofür konkret die abgerechneten Stunden aufgewendet wurden, haben Sie keine Grundlage, die Angemessenheit der Kosten zu beurteilen, und zahlen im Zweifel für Aufwände, die Sie nicht autorisiert haben.
- Keine regelmäßige Leistungsüberprüfung: Wenn der Retainer-Umfang seit mehr als einem Jahr nicht systematisch hinterfragt wurde, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Sie für Kapazitäten bezahlen, die sich nicht mehr mit Ihrem tatsächlichen Bedarf decken.
- Stundensätze ohne Marktvergleich: Wenn Sie Ihren Agenturstundensatz nicht mit dem aktuellen Markt verglichen haben, wissen Sie nicht, ob er angemessen ist, und Agenturen haben kein Interesse daran, diese Frage von sich aus zu stellen.
- Direktvergabe ohne Ausschreibung: Wenn neue Projekte und Leistungsumfänge regelmäßig ohne Angebotsprozess direkt bei der bestehenden Agentur beauftragt werden, entsteht kein Wettbewerbsdruck, der Preise auf einem marktgerechten Niveau hält.
Warum Agenturkosten ohne externe Perspektive kaum zu optimieren sind
Agenturkosten intern zu optimieren ist aus einem einfachen Grund schwierig: Wer die Gespräche mit der Agentur führt, hat in der Regel keine ausreichenden Vergleichswerte, um eine fundierte Verhandlungsposition einzunehmen. Und die Agentur hat kein wirtschaftliches Interesse daran, diese Vergleichswerte zu liefern.
Hinzu kommt, dass bestehende Agenturbeziehungen oft von persönlichen Faktoren geprägt sind, die eine kritische Überprüfung erschweren. Man kennt sich, hat zusammen Projekte durchgearbeitet und schätzt die Zusammenarbeit, was dazu führt, dass unangenehme Kostendiskussionen vermieden werden, auch wenn sie längst überfällig wären.
- Wer ohne externe Benchmarks verhandelt, akzeptiert die Kostenlogik der Agentur, weil er keine eigene Grundlage hat, um ihr substantiell zu widersprechen.
- Wer Agenturkosten intern zu optimieren versucht, riskiert die persönliche Beziehung zur Agentur zu belasten, ohne die strukturellen Kostentreiber tatsächlich zu adressieren.
Orientierung
