Agenturkosten senken

Agenturbeziehungen entstehen meistens in einem konkreten Moment: Ein Projekt steht an, eine Agentur wird beauftragt, das Projekt wird abgeschlossen. Was danach passiert, ist selten strukturiert. Retainer werden verlängert, Stundensätze steigen mit jeder Vertragsverlängerung ein wenig, neue Leistungen werden ohne Ausschreibung direkt bei der bestehenden Agentur beauftragt und niemand fragt systematisch, ob das alles noch marktgerecht ist.

Lässt man Agenturbeziehungen ohne regelmäßige Überprüfung laufen, kann Folgendes passieren:

• Retainer, die für einen bestimmten Leistungsumfang vereinbart wurden, werden weiterbezahlt, obwohl der ursprüngliche Bedarf längst nicht mehr besteht oder sich erheblich verändert hat, ohne dass der Leistungsumfang entsprechend angepasst wurde.
• Stundensätze liegen über dem Marktdurchschnitt für vergleichbare Leistungen, weil sie nie mit dem tatsächlichen Markt verglichen wurden und die Agentur kein Interesse daran hat, diese Diskussion zu initiieren.

Das grundlegende Problem dabei ist nicht, dass Agenturen grundsätzlich zu viel verlangen, sondern dass das System, in dem Agenturbeziehungen funktionieren, Transparenz strukturell erschwert. Agenturen kennen ihre Kosten, Ihre Vergleichswerte und Ihre Alternativen besser als Sie, und dieses Informationsgefälle ist der eigentliche Kostentreiber.

Was bei unkontrollierten Agenturkosten typischerweise schieflgeht:

• Leistungen werden in Rechnung gestellt, deren tatsächlicher Aufwand für Sie nicht nachvollziehbar ist, weil Stundenzettel keine ausreichende Detailtiefe haben und niemand intern die Kapazität hat, diese systematisch zu prüfen.
• Mehrere Agenturen werden parallel für überlappende Leistungsbereiche bezahlt, weil keine Gesamtübersicht über alle Agenturbeziehungen und deren Leistungsumfänge existiert.
• Verträge werden automatisch verlängert, ohne dass die vereinbarten Konditionen auf Marktgerechtigkeit geprüft werden, weil ein Anbieterwechsel als aufwendig gilt und der Schmerz der bestehenden Situation nicht groß genug erscheint, um aktiv zu werden.
• Investitionen in Entwicklung, die eigentlich langfristig genutzt werden sollten, werden als Stunden abgerechnet, ohne dass eine faire Kosten-Nutzen-Betrachtung stattfindet.