Ist Ihr Shopsystem zu teuer?

Kein Unternehmen entscheidet sich bewusst für ein zu teures Shopsystem. Die Kosten entstehen schleichend, über Jahre hinweg, durch Entscheidungen, die im Moment jeweils vernünftig erschienen, in der Summe aber ein Kostenproblem erzeugen, das niemand mehr vollständig überblickt. Lizenzmodelle werden komplexer, Agenturen rechnen Release-Aufwände als individuelle Projekte ab und Hosting-Architekturen wachsen mit dem Traffic, ohne dass die Kosten entsprechend optimiert werden.

Lässt man Shopsystem-Kosten ohne systematische Überprüfung laufen, kann Folgendes passieren:

• Lizenz- oder Transaktionskosten steigen mit dem Wachstum des Unternehmens überproportional, ohne dass dafür eine entsprechende Gegenleistung des Systemanbieters entsteht, weil das Preismodell so konstruiert ist, dass der Anbieter automatisch am Wachstum partizipiert.
• Release-Updates, die technisch notwendig sind und keine neuen Funktionen bringen, werden von der Agentur als aufwendige Einzelprojekte abgerechnet, weil keine Vereinbarung über den Umgang mit Update-Aufwänden getroffen wurde.

Das strukturelle Problem dabei ist, dass die Gesamtkosten eines Shopsystems selten von einer einzigen Stelle im Unternehmen überblickt werden. IT verantwortet Hosting und Lizenzen, E-Commerce verantwortet Agenturkosten und niemand addiert beides zu einer Gesamtbetrachtung, die als Grundlage für Optimierungsentscheidungen taugt.

Was bei unkontrollierten Shopsystem-Kosten typischerweise schieflgeht:

• Gesamtbetriebskosten werden nie vollständig erfasst, weil Lizenz, Hosting, Agenturkosten für Wartung und Weiterentwicklung, Update-Aufwände und Schnittstellenpflege in verschiedenen Budgets liegen und niemand sie zusammenführt.
• Systemfunktionen, für die Lizenzkosten bezahlt werden, werden nicht genutzt, weil interne Ressourcen fehlen oder die Implementierung nie abgeschlossen wurde, sodass reale Kosten für theoretischen Nutzen entstehen.
• Ein Systemwechsel wird als Lösung diskutiert, ohne vorher geprüft zu haben, ob die Kostensituation durch Optimierung des bestehenden Systems oder bessere Vertragskonditionen lösbar wäre, was in vielen Fällen der deutlich günstigere Weg wäre.
• Verträge mit Systemanbietern und Agenturen werden verlängert, ohne die Konditionen kritisch zu hinterfragen, weil der Aufwand eines Wechsels höher eingeschätzt wird als das Einsparpotenzial, das bei systematischer Prüfung oft erheblich ist.