Ist Ihr Shopsystem zu teuer?

Kein Unternehmen entscheidet sich bewusst für ein zu teures Shopsystem. Die Kosten entstehen schleichend, über Jahre hinweg, durch Entscheidungen, die im Moment jeweils vernünftig erschienen, in der Summe aber ein Kostenproblem erzeugen, das niemand mehr vollständig überblickt. Lizenzmodelle werden komplexer, Agenturen rechnen Release-Aufwände als individuelle Projekte ab und Hosting-Architekturen wachsen mit dem Traffic, ohne dass die Kosten entsprechend optimiert werden.

Lässt man Shopsystem-Kosten ohne systematische Überprüfung laufen, kann Folgendes passieren:

• Lizenz- oder Transaktionskosten steigen mit dem Wachstum des Unternehmens überproportional, ohne dass dafür eine entsprechende Gegenleistung des Systemanbieters entsteht, weil das Preismodell so konstruiert ist, dass der Anbieter automatisch am Wachstum partizipiert.
• Release-Updates, die technisch notwendig sind und keine neuen Funktionen bringen, werden von der Agentur als aufwendige Einzelprojekte abgerechnet, weil keine Vereinbarung über den Umgang mit Update-Aufwänden getroffen wurde.

Das strukturelle Problem dabei ist, dass die Gesamtkosten eines Shopsystems selten von einer einzigen Stelle im Unternehmen überblickt werden. IT verantwortet Hosting und Lizenzen, E-Commerce verantwortet Agenturkosten und niemand addiert beides zu einer Gesamtbetrachtung, die als Grundlage für Optimierungsentscheidungen taugt.

Was bei unkontrollierten Shopsystem-Kosten typischerweise schieflgeht:

• Gesamtbetriebskosten werden nie vollständig erfasst, weil Lizenz, Hosting, Agenturkosten für Wartung und Weiterentwicklung, Update-Aufwände und Schnittstellenpflege in verschiedenen Budgets liegen und niemand sie zusammenführt.
• Systemfunktionen, für die Lizenzkosten bezahlt werden, werden nicht genutzt, weil interne Ressourcen fehlen oder die Implementierung nie abgeschlossen wurde, sodass reale Kosten für theoretischen Nutzen entstehen.
• Ein Systemwechsel wird als Lösung diskutiert, ohne vorher geprüft zu haben, ob die Kostensituation durch Optimierung des bestehenden Systems oder bessere Vertragskonditionen lösbar wäre, was in vielen Fällen der deutlich günstigere Weg wäre.
• Verträge mit Systemanbietern und Agenturen werden verlängert, ohne die Konditionen kritisch zu hinterfragen, weil der Aufwand eines Wechsels höher eingeschätzt wird als das Einsparpotenzial, das bei systematischer Prüfung oft erheblich ist.

Wer sein Shopsystem als zu teuer empfindet, sollte zuerst verstehen, wo die Kosten tatsächlich entstehen, bevor er über Lösungen nachdenkt. Die Erfahrung zeigt, dass die größten Einsparpotenziale selten dort liegen, wo man zunächst sucht.

Folgende Kostendimensionen werden bei Shopsystemen regelmäßig unterschätzt oder falsch zugeordnet:

• Lizenz- und Transaktionskosten: Viele Shopsysteme, insbesondere cloudbasierte Plattformen, haben Preismodelle, die mit dem Umsatzwachstum automatisch teurer werden, ohne dass der Mehrwert für das Unternehmen entsprechend steigt. Hier lohnt eine kritische Prüfung, ob das Preismodell noch zum aktuellen Geschäftsvolumen passt und ob Alternativen langfristig günstiger wären.
• Agenturkosten für Systemwartung und Updates: Release-Updates, Schnittstellenpflege und laufende Wartung sind bei vielen Shopsystemen erhebliche Kostenpositionen, die in der ursprünglichen Systemkalkulation oft nicht ausreichend berücksichtigt wurden und im laufenden Betrieb kontinuierlich wachsen.
• Hosting und Infrastruktur: Hosting-Architekturen, die für Spitzenlastzeiten dimensioniert wurden, laufen das restliche Jahr auf überdimensionierten Kapazitäten, die Geld kosten ohne einen entsprechenden Nutzen zu erzeugen. Eine bedarfsgerechtere Infrastruktur ist in vielen Fällen erheblich günstiger.
• Schnittstellenkosten und Integrationen: Schnittstellen zu ERP, PIM und Warenwirtschaft verursachen nicht nur Implementierungskosten, sondern laufende Wartungs- und Anpassungskosten, die selten systematisch erfasst werden und im Gesamtbild erheblich ins Gewicht fallen.

Warum ein Systemwechsel nicht immer die Antwort ist

Der naheliegende Gedanke, wenn ein Shopsystem zu teuer wird, ist der Wechsel zu einer günstigeren Alternative. Manchmal ist das die richtige Entscheidung, aber häufig seltener als gedacht. Ein Systemwechsel ist teuer, zeitaufwendig und risikoreich, und die erhofften Kosteneinsparungen materialisieren sich oft nicht in dem Maß, das vorab kalkuliert wurde.

Bevor ein Systemwechsel ernsthaft in Betracht gezogen wird, sollten folgende Fragen beantwortet sein:

• Sind die tatsächlichen Gesamtbetriebskosten des aktuellen Systems vollständig erfasst und mit vergleichbaren Alternativen auf gleicher Grundlage verglichen worden?
• Gibt es innerhalb des bestehenden Systems Optimierungspotenzial durch bessere Vertragskonditionen, effizientere Agenturleistungen oder eine überarbeitete Hosting-Architektur?
• Sind die Migrationskosten eines Systemwechsels realistisch kalkuliert, inklusive Datenmigration, Agenturkosten, internem Aufwand und der Zeit bis zur Rückkehr zur vollen Leistungsfähigkeit?

Wer diese Fragen nicht beantworten kann, sollte keinen Systemwechsel beschließen, weil er sonst möglicherweise ein lösbares Kostenproblem gegen ein teures Migrationsprojekt tauscht.

Wir begleiten Sie als unabhängige Berater durch die gesamte Kostenanalyse, ohne Bindung an ein bestimmtes System und ohne wirtschaftliches Interesse an einem bestimmten Ausgang.

• Gesamtkostenerfassung & Transparenz: Wir erfassen alle relevanten Kostendimensionen Ihres Shopsystems vollständig, führen Lizenz, Hosting, Agenturkosten, Update-Aufwände und Schnittstellenkosten in einer Gesamtbetrachtung zusammen und machen damit erstmals sichtbar, wo Ihr Budget tatsächlich hinfließt.
• Benchmarking & Marktvergleich: Wir vergleichen Ihre Gesamtbetriebskosten mit aktuellen Marktkonditionen für vergleichbare Systemumgebungen und identifizieren konkret, in welchen Bereichen Einsparpotenzial besteht und wie groß dieses realistischerweise ist.
• Optimierungsmaßnahmen im Bestand: Wo Kostensenkung ohne Systemwechsel möglich ist, erarbeiten wir konkrete Maßnahmen, von der Nachverhandlung von Lizenzkonditionen über die Optimierung der Hosting-Architektur bis zur Neustrukturierung von Agenturleistungen.
• Systemwechsel-Bewertung als Option: Wo ein Systemwechsel wirtschaftlich tatsächlich sinnvoller ist als Optimierung im Bestand, bewerten wir die realistischen Migrationskosten, vergleichen Alternativen auf Basis Ihrer Anforderungen und begleiten Sie durch den gesamten Auswahlprozess, damit der Wechsel das Kostenproblem löst und kein neues schafft.

Was eine strukturierte Kostenanalyse konkret bringt

Eine professionell durchgeführte Shopsystem-Kostenanalyse ist keine akademische Übung, sondern ein direkter Hebel auf Ihre Kostenbasis.

• Kostentreiber sichtbar machen, bevor sie weiter wachsen: Shopsystem-Kosten, die nicht systematisch erfasst werden, wachsen still weiter, weshalb eine vollständige Gesamtkostenbetrachtung der erste und wichtigste Schritt ist, um die Kontrolle zurückzugewinnen.
• Fehlentscheidungen beim Systemwechsel vermeiden: Ein vorschneller Systemwechsel, der das eigentliche Kostenproblem nicht löst, ist einer der teuersten Fehler im E-Commerce, weshalb eine saubere Analyse vor jeder Migrationsentscheidung die Grundlage sein sollte.
• Verhandlungsposition gegenüber Anbietern und Agenturen stärken: Wer seine Gesamtkosten kennt und mit Marktbenchmarks vergleichen kann, verhandelt aus einer grundlegend anderen Position als jemand, der auf die Aussagen seiner Agentur oder seines Systemanbieters angewiesen ist.
• Dauerhafte Kostenkontrolle durch strukturiertes Monitoring: Wir helfen Ihnen, eine Grundlage für die regelmäßige Überprüfung Ihrer Shopsystem-Kosten zu etablieren, damit die aktuelle Situation keine einmalige Ausnahme bleibt, sondern strukturell verhindert wird.

Wir kennen die Kostenstrukturen der relevanten Shopsysteme aus der Praxis und wissen, wo realistisches Einsparpotenzial liegt und wo vermeintliche Einsparungen durch versteckte Folgekosten aufgefressen werden.