Lösung
Ausschreibung Onlineshop
Wer einen Onlineshop ausschreiben möchte, unterschätzt oft die Aufgabe. Eine Ausschreibung ist kein Formular, sondern ein strategischer Prozess, der entscheidet, welche Agenturen Sie ansprechen und was Sie am Ende bezahlen. Ohne Vorbereitung erhalten Sie Angebote, die kaum vergleichbar sind.
Ausgangslage
Typische Fragen zu diesem Vorhaben
- Ohne klare Anforderungen bekommen Sie unvergleichbare Angebote
- Eine schlechte Ausschreibung kostet mehr als sie spart
- Agenturen nutzen Lücken im Lastenheft zu ihrem Vorteil
- Der Prozess entscheidet über Ihr Budget vor Vertragsschluss
- Die richtige Struktur spart, noch bevor das Projekt beginnt
Nutzen
Worauf es bei der Ausschreibung eines Onlineshops ankommt
-
01
Anforderungen klar beschreiben
Bevor Agenturen angefragt werden, müssen Ziele, Funktionen und wichtige Prozesse klar beschrieben sein. Dazu gehören auch Zielgruppen, Märkte und geplante Vertriebskanäle. Je genauer die Grundlage ist, desto realistischer können Anbieter Aufwand, Kosten und benötigte Leistungen einschätzen.
-
02
Technische Bedingungen vollständig erfassen
ERP, PIM, CRM, Payment, Logistik und weitere Systeme müssen in der Ausschreibung berücksichtigt werden. Auch Datenflüsse, Schnittstellen und besondere Abläufe gehören dazu. Fehlen diese Angaben, werden wichtige Leistungen später nachträglich berechnet oder deutlich aufwendiger umgesetzt.
-
03
Einheitliche Angebote einfordern
Alle Agenturen sollten ihre Angebote nach derselben Struktur aufbauen. Kosten, Leistungen, Projektplan, Team und Annahmen müssen eindeutig dargestellt werden. Nur so lassen sich Angebote sinnvoll vergleichen, statt unterschiedliche Darstellungen und Leistungsumfänge miteinander bewerten zu müssen.
-
04
Passende Agenturen auswählen
Nicht jede Agentur passt zur technischen und organisatorischen Ausgangslage des Unternehmens. Deshalb sollten nur Anbieter eingeladen werden, die Erfahrung mit ähnlichen Projekten, Systemen und Anforderungen haben. Eine gezielte Vorauswahl verbessert die Qualität der Angebote und spart Zeit.
-
05
Bewertung vorher festlegen
Die Kriterien für die spätere Auswahl müssen bereits vor Eingang der Angebote feststehen. Neben Kosten sollten auch Erfahrung, Vorgehen, Team, technische Lösung und mögliche Folgekosten bewertet werden. Eine klare Gewichtung sorgt dafür, dass die Entscheidung nachvollziehbar und nicht nach Bauchgefühl getroffen wird.
-
06
Genügend Zeit einplanen
Eine gute Ausschreibung braucht ausreichend Zeit für Rückfragen, Angebotsprüfung und Präsentationen. Ein zu enger Ablauf führt häufig zu oberflächlichen Antworten und fehlenden Angaben. Klare Fristen und feste Schritte helfen dabei, den Prozess sauber zu steuern und eine belastbare Entscheidung zu treffen.
Vertiefung
Warum eine schlecht vorbereitete Ausschreibung teuer endet
Eine Onlineshop-Ausschreibung ohne solide Vorbereitung ist keine Ausschreibung, sondern eine Einladung an Agenturen, Annahmen zu treffen. Und Agenturen, die Annahmen treffen, treffen sie in der Regel zu ihren Gunsten. Fehlende Anforderungen werden mit Puffern aufgefüllt, unklare Prozesse werden als Individualentwicklung kalkuliert und Schnittstellen, die Sie nicht explizit beschrieben haben, tauchen im Angebot schlicht nicht auf, sondern erst später als Nachforderung.
Setzt man eine Ausschreibung ohne strukturierte Grundlage auf, kann Folgendes passieren:
- Agenturen kalkulieren auf Basis unterschiedlicher Annahmen, sodass Angebote nicht vergleichbar sind und ein Preisvergleich mehr verwirrt als er hilft.
- Lücken im Anforderungsprofil werden erst im Projektverlauf sichtbar, wenn Änderungen teuer sind und der Vertrag bereits unterschrieben ist.
Das eigentliche Problem liegt dabei fast immer nicht im Willen der Beteiligten, sondern im Prozess selbst. Eine Ausschreibung aufzusetzen klingt nach einer organisatorischen Aufgabe, ist aber in Wahrheit eine fachliche, die tiefes Verständnis von E-Commerce-Projekten, Systemlandschaften und Agenturverhalten erfordert.
Was bei schlecht vorbereiteten Ausschreibungen typischerweise schieflgeht:
- Anforderungen werden auf einem Abstraktionsniveau beschrieben, das Agenturen zu weit auseinanderliegenden Interpretationen zwingt und Vergleichbarkeit von vornherein ausschließt.
- Technische Rahmenbedingungen wie ERP-Anbindungen, Schnittstellen zu Warenwirtschaftssystemen oder spezifische Checkout-Prozesse fehlen im Dokument und werden erst nach Vertragsschluss zum Kostentreiber.
- Der Zeitplan der Ausschreibung ist zu knapp bemessen, sodass Agenturen oberflächlich antworten und die Qualität der Angebote entsprechend niedrig ist.
- Bewertungskriterien werden nicht vorab definiert, sodass die Entscheidung am Ende nach Bauchgefühl getroffen wird anstatt nach nachvollziehbaren Maßstäben.
Orientierung
Was eine professionelle Onlineshop-Ausschreibung ausmacht
Eine gute Ausschreibung hat zwei Ziele gleichzeitig: Sie schafft intern Klarheit über das, was Sie wirklich brauchen, und sie erzeugt extern die Grundlage, auf der Agenturen vergleichbare und realistische Angebote abgeben können. Beides gelingt nur, wenn die Vorbereitung systematisch erfolgt.
Folgende Bestandteile sind für eine professionelle Onlineshop-Ausschreibung nicht verhandelbar:
- Klares Anforderungsprofil: Funktionale Anforderungen müssen so konkret beschrieben sein, dass Agenturen sie ohne Rückfragen in eine Kalkulation übersetzen können, also nicht „Produktsuche mit Filtern", sondern die genaue Logik hinter Filterstruktur, Suchalgorithmus und Ergebnisdarstellung.
- Technische Rahmenbedingungen: Alle bestehenden Systeme, Schnittstellen und Integrationen müssen vollständig dokumentiert sein, bevor die Ausschreibung verschickt wird, weil fehlende Informationen zu diesem Punkt die häufigste Ursache für Nachforderungen im Projektverlauf sind.
- Einheitliche Bewertungsstruktur: Agenturen sollten auf identische Fragen in identischer Struktur antworten, sodass Angebote tabellarisch vergleichbar sind und Ihre Entscheidung auf Substanz basiert.
- Realistische Zeitplanung: Eine Ausschreibung, die Agenturen zwei Wochen Zeit gibt, erzeugt oberflächliche Angebote. Vier bis sechs Wochen sind für ein ernsthaftes E-Commerce-Projekt das Minimum, um belastbare Antworten zu bekommen.
Warum der Ausschreibungsprozess Ihr Projektbudget stärker beeinflusst als die Verhandlung
Viele Unternehmen glauben, dass das Budget in der Verhandlung gemacht wird. In der Praxis entscheidet die Qualität der Ausschreibung mehr über die Projektkosten als jedes Gespräch danach, weil eine saubere Anforderungsgrundlage Agenturen zwingt, realistisch zu kalkulieren, anstatt Puffer auf Puffer zu stapeln.
Wenn Ihre Ausschreibung Lücken hat, füllen Agenturen diese mit Annahmen auf, und Annahmen kosten immer mehr als definierte Anforderungen.
- Eine Agentur, die Ihre ERP-Integration nicht versteht, weil Sie diese nicht ausreichend beschrieben haben, wird dafür einen Risikopuffer einplanen, der nichts mit dem tatsächlichen Aufwand zu tun hat.
- Eine Agentur, die Ihre Bewertungskriterien nicht kennt, optimiert ihr Angebot auf Präsentation statt auf Substanz, weil sie nicht weiß, was Sie wirklich bewerten werden.
Wer die Ausschreibung professionell aufsetzt, gibt den Ton für den gesamten Projektprozess vor und spart regelmäßig erhebliche Summen, bevor überhaupt über einen Vertrag gesprochen wird.
Orientierung
