Ausschreibung Onlineshop

Eine Onlineshop-Ausschreibung ohne solide Vorbereitung ist keine Ausschreibung, sondern eine Einladung an Agenturen, Annahmen zu treffen. Und Agenturen, die Annahmen treffen, treffen sie in der Regel zu ihren Gunsten. Fehlende Anforderungen werden mit Puffern aufgefüllt, unklare Prozesse werden als Individualentwicklung kalkuliert und Schnittstellen, die Sie nicht explizit beschrieben haben, tauchen im Angebot schlicht nicht auf, sondern erst später als Nachforderung.

Setzt man eine Ausschreibung ohne strukturierte Grundlage auf, kann Folgendes passieren:

• Agenturen kalkulieren auf Basis unterschiedlicher Annahmen, sodass Angebote nicht vergleichbar sind und ein Preisvergleich mehr verwirrt als er hilft.
• Lücken im Anforderungsprofil werden erst im Projektverlauf sichtbar, wenn Änderungen teuer sind und der Vertrag bereits unterschrieben ist.

Das eigentliche Problem liegt dabei fast immer nicht im Willen der Beteiligten, sondern im Prozess selbst. Eine Ausschreibung aufzusetzen klingt nach einer organisatorischen Aufgabe, ist aber in Wahrheit eine fachliche, die tiefes Verständnis von E-Commerce-Projekten, Systemlandschaften und Agenturverhalten erfordert.

Was bei schlecht vorbereiteten Ausschreibungen typischerweise schieflgeht:

• Anforderungen werden auf einem Abstraktionsniveau beschrieben, das Agenturen zu weit auseinanderliegenden Interpretationen zwingt und Vergleichbarkeit von vornherein ausschließt.
• Technische Rahmenbedingungen wie ERP-Anbindungen, Schnittstellen zu Warenwirtschaftssystemen oder spezifische Checkout-Prozesse fehlen im Dokument und werden erst nach Vertragsschluss zum Kostentreiber.
• Der Zeitplan der Ausschreibung ist zu knapp bemessen, sodass Agenturen oberflächlich antworten und die Qualität der Angebote entsprechend niedrig ist.
• Bewertungskriterien werden nicht vorab definiert, sodass die Entscheidung am Ende nach Bauchgefühl getroffen wird anstatt nach nachvollziehbaren Maßstäben.