Ein E-Commerce-Team überlastet zu sehen, gehört in vielen mittelständischen Unternehmen mittlerweile zum Alltag. Bestellvolumen steigen, neue Kanäle kommen dazu, Kundinnen und Kunden erwarten schnellere Reaktionen, doch die Kapazitäten bleiben gleich. Die naheliegende Reaktion ist fast immer dieselbe: eine weitere Agentur beauftragen. Genau an dieser Stelle beginnt jedoch oft ein Missverständnis, das langfristig teuer wird. Wer den eigentlichen Grund der Überlastung nicht kennt, kauft sich mit einem zusätzlichen externen Dienstleister meist nur mehr Abstimmungsaufwand ein, keine echte Entlastung.
Bevor über Lösungen gesprochen werden kann, lohnt ein Blick auf die Ursachen der aktuellen Situation.
Die Anforderungen an operative E-Commerce-Teams wachsen schneller als die verfügbaren Kapazitäten. Laut dem DIHK-Fachkräftereport 2025/2026 erwarten 83 Prozent der Unternehmen negative Folgen durch unbesetzte Stellen und fehlende Fachkräfte. 55 Prozent nennen die Mehrbelastung der bestehenden Belegschaft als direkte Konsequenz. Im E-Commerce zeigt sich dieser Effekt besonders deutlich: mehr Marktplätze, mehr Kanäle, mehr Produktdaten und strengere Serviceanforderungen sorgen dafür, dass Teams ohnehin schon am Limit arbeiten, wie eine Analyse zur Arbeitsbelastung im E-Commerce beschreibt.
Typische Symptome sind bekannt: Produkt-Launches verzögern sich, Preislogiken bleiben veraltet, Kategorien werden falsch gepflegt, Fehler fallen erst spät auf. Wichtig ist dabei die Einordnung. Diese Probleme entstehen fast nie durch einzelne Personen. Sie sind ein Organisationseffekt, kein persönliches Versagen.
Hinzu kommt ein struktureller Faktor, der sich kaum kurzfristig lösen lässt: Erfahrene Fachkräfte für Digital Operations, Marketplace Management oder E-Commerce-Strategie sind schwer zu finden, und die Suche dauert länger als früher. Selbst Unternehmen mit ausreichendem Budget berichten, dass passende Stellen über Monate unbesetzt bleiben. Das verschärft die Überlastung im Team zusätzlich, weil offene Positionen nicht einfach durch mehr Überstunden der verbleibenden Kolleginnen und Kollegen kompensiert werden können.
Nach diesem Befund liegt der Gedanke nahe, zusätzliche Kapazität von außen einzukaufen.
Eine Agentur kann operative Aufgaben übernehmen: Content produzieren, Kampagnen ausspielen, technische Umsetzung leisten. Das ist wertvoll und in vielen Fällen auch notwendig. Problematisch wird es dann, wenn eine weitere Agentur in eine Struktur trifft, die selbst nicht klar geordnet ist. Ohne definierte Ziele, ohne klare Priorisierung und ohne eine Person, die intern die Fäden zusammenhält, entsteht durch zusätzliche externe Umsetzung häufig nur zusätzlicher Koordinationsaufwand.
Ein Beitrag zum Thema Agenturaufträge bei Digitalprojekten bringt es auf den Punkt: Agenturen bringen wertvolles Spezialwissen mit, aber eine Agentur ersetzt kein internes Projektmanagement. Genau dieses interne Management fehlt in vielen überlasteten Teams jedoch schon vor der ersten Agenturbeauftragung. Wird dann eine zweite oder dritte Agentur eingebunden, addieren sich Abstimmungsschleifen zwischen Marketing, IT, Vertrieb und externen Dienstleistern, ohne dass jemand die Gesamtverantwortung trägt.
Ein Muster, das sich in der Praxis immer wieder zeigt, verläuft ähnlich: Ein mittelständischer Hersteller merkt, dass Produktdaten im Shop veraltet sind, Kampagnen schleppend laufen und der Vertrieb sich über fehlende Unterstützung beschwert. Die Reaktion ist eine neue Performance-Marketing-Agentur, danach eine weitere für Content, schließlich noch eine für technische Umsetzung. Nach einem halben Jahr sind drei externe Partner aktiv, doch die Beschwerden bleiben ähnlich, nur die internen Meetings sind zahlreicher geworden. Der Grund liegt selten an der Qualität der einzelnen Agenturen, sondern daran, dass niemand im Unternehmen die Schnittstellen zwischen ihnen aktiv steuert.
An dieser Stelle lohnt eine ehrliche Bestandsaufnahme innerhalb des eigenen Unternehmens.
Überlastung im E-Commerce wird oft zu schnell als reines Kapazitätsproblem eingeordnet. In der Praxis zeigt sich meist ein anderes Muster: Es fehlt nicht an Arbeitskraft, sondern an Klarheit darüber, welche Ziele Priorität haben und wer am Ende entscheidet. Typische Anzeichen dafür sind:
Wenn diese Muster zutreffen, wird jede zusätzliche externe Ressource zu einem weiteren Puzzleteil in einem bereits unübersichtlichen Bild. Mehr Hände bedeuten dann nicht automatisch mehr Fortschritt.
Um die Grenze zwischen Umsetzung und Führung deutlich zu machen, hilft ein direkter Vergleich.
Die Tabelle macht sichtbar, warum eine zusätzliche Agentur an genau der Stelle an ihre Grenzen stößt, an der Führung gefragt wäre. Eine Agentur wird beauftragt, einen definierten Umfang zu liefern. Sie wird nicht dafür bezahlt, unternehmensinterne Zielkonflikte zu moderieren oder zwischen konkurrierenden Prioritäten zu entscheiden. Genau das wäre aber notwendig, damit zusätzliche Kapazität überhaupt wirksam werden kann.
Aus dieser Erkenntnis ergibt sich eine klare Handlungsoption für überlastete Teams.
Wenn intern die Kapazität für strategische Führung fehlt, etwa weil eine Position vakant ist, ein Wechsel ansteht oder das bestehende Team schlicht mit Tagesgeschäft ausgelastet ist, kann externe Führung auf Zeit den entscheidenden Unterschied machen. Ein Interim E-Commerce Manager übernimmt genau die Rolle, die eine Agentur strukturell nicht ausfüllen kann: Ziele klären, Prioritäten setzen, Verantwortung bündeln und die Zusammenarbeit zwischen internen Abteilungen und externen Partnern koordinieren.
Der Unterschied zur klassischen Agenturlösung liegt im Auftrag selbst. Während eine Agentur liefert, was bestellt wird, sorgt externe Führung dafür, dass überhaupt klar ist, was bestellt werden sollte. Das betrifft insbesondere Unternehmen, die bereits mehrere Dienstleister parallel beauftragt haben, ohne dass die Ergebnisse zueinander passen. Wer aktuell über einen Wechsel der bestehenden E-Commerce-Agentur nachdenkt, sollte sich vorher genau diese Frage stellen: Liegt das Problem tatsächlich an der Agentur, oder fehlt intern die Führung, die jede Agentur erst wirksam macht?
Interessant ist dabei ein Nebeneffekt, der in der Praxis oft unterschätzt wird. Sobald eine externe Führungskraft klare Prioritäten setzt und Zuständigkeiten ordnet, verbessert sich meist auch die Zusammenarbeit mit den bestehenden Agenturen selbst. Dienstleister erhalten präzisere Briefings, Entscheidungen fallen schneller, und Rückfragen laufen über eine zentrale Ansprechperson statt über mehrere Abteilungen gleichzeitig. Die Agentur wird dadurch nicht überflüssig, sie wird lediglich deutlich wirksamer eingesetzt.
Damit der Unterschied nicht abstrakt bleibt, folgt ein Blick auf die praktischen Effekte.
Externe Führung auf Zeit setzt in der Regel an drei Punkten an, die in überlasteten Teams meist unklar geblieben sind:
Diese Punkte klingen unspektakulär, entfalten in der Praxis aber erhebliche Wirkung. Sobald Prioritäten geklärt sind, sinkt der Abstimmungsaufwand spürbar, weil Entscheidungen nicht mehr wiederholt neu verhandelt werden müssen. Genau dieser Effekt fehlt, wenn lediglich eine weitere Agentur an Bord geholt wird, ohne dass sich an der internen Steuerung etwas ändert.
Auch die Fehleranalyse selbst profitiert von externer Führung. Ein neutraler Blick von außen erkennt oft schneller, an welcher Stelle eine Analyse der bestehenden Anforderungen fehlt oder wo Prozesse schlicht nie sauber definiert wurden. Wer diese Grundlage nicht schafft, riskiert, dass jede neue Agentur dieselben strukturellen Probleme erbt wie die vorherige.
Bevor über konkrete Maßnahmen entschieden wird, sollte die Reihenfolge stimmen.
Die zentrale Frage lautet nicht, ob eine Agentur sinnvoll ist. Agenturen bleiben ein wichtiger Baustein im E-Commerce, gerade wenn spezialisiertes Fachwissen oder zusätzliche Kapazität gebraucht wird. Die eigentliche Frage lautet, ob intern die Voraussetzungen geschaffen wurden, damit diese Kapazität überhaupt wirksam werden kann. Fehlt es an Struktur, Priorisierung und klarer Verantwortung, wird jede zusätzliche Agentur Teil des Problems, nicht der Lösung.
Ein hilfreicher Test in der Praxis: Wenn niemand im Unternehmen auf Anhieb beantworten kann, wer aktuell die E-Commerce-Prioritäten für das laufende Quartal festlegt, ist das ein deutliches Zeichen dafür, dass Führung fehlt, nicht Umsetzungskraft. In solchen Fällen bringt eine weitere Beauftragung selten die erhoffte Entlastung, sondern verlängert lediglich die Liste der Beteiligten, die koordiniert werden müssen. Wer diesen Punkt einmal ehrlich für das eigene Unternehmen durchgeht, sieht die Situation meist deutlich klarer und trifft in der Folge auch belastbarere Entscheidungen bei der Kosten- und Effizienzoptimierung des gesamten E-Commerce-Bereichs.
Überlastete E-Commerce-Teams sind ein reales und wachsendes Problem im deutschen Mittelstand. Die Ursachen liegen aber seltener in fehlender Manpower als vielmehr in unklaren Strukturen, fehlender Priorisierung und diffuser Verantwortung. Eine weitere Agentur kann in dieser Ausgangslage kurzfristig Entlastung suggerieren, löst das eigentliche Problem jedoch meist nicht. Im Gegenteil: Ohne interne Führung entsteht durch zusätzliche externe Umsetzung häufig nur mehr Abstimmungsaufwand zwischen Marketing, IT, Vertrieb und Dienstleistern.
Externe Führung auf Zeit setzt genau an dieser Lücke an. Sie klärt Ziele, ordnet Prioritäten und übernimmt die Verantwortung, die sonst zwischen den Abteilungen verloren geht. Das ersetzt keine Agentur und muss es auch nicht. Es schafft aber die Voraussetzung, damit externe Umsetzung überhaupt wirksam werden kann. Unternehmen, die aktuell über eine weitere Agenturbeauftragung nachdenken, sollten sich deshalb zuerst eine andere Frage stellen: Fehlt tatsächlich Kapazität, oder fehlt die Führung, die diese Kapazität erst sinnvoll einsetzt? Die Antwort entscheidet darüber, ob die nächste Investition tatsächlich Entlastung bringt oder nur ein weiteres Rädchen in einem unübersichtlichen System hinzufügt.
Jenny Bocksberger verantwortet bei steireif das Partnermanagement und sorgt dafür, dass aus Kontakten echte, funktionierende Zusammenarbeit entsteht. Sie verbindet Struktur mit Gespür für Menschen und baut belastbare Partnerschaften auf, hält Fäden zusammen und stellt sicher, dass beide Seiten wissen, woran sie sind.
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