Flottweg SE // Aufgleisen des Kundenportal-Projekts

Den Projektverantwortlichen befähigen, ein kritisches Projekt sauber aufzusetzen

Flottweg ist als international agierender Sondermaschinenbauer mit Schwerpunkt auf individuellen Dekanterlösungen tief im Service- und Ersatzteilgeschäft verankert. Im Zuge der digitalen Transformation war bereits ein Kundenportal angestoßen worden, das perspektivisch Maschinendokumentationen, Ersatzteilbestellungen und individuelle Kundenservices abbilden sollte.

Der erste Anlauf scheiterte. Ein zunächst gewählter externer Anbieter konnte zentrale Anforderungen, insbesondere bei Schnittstellenkompetenz und technischer Verantwortung, nicht erfüllen. Nach der Ablösung dieses Anbieters befand sich das Projekt in einem Neustart, der unter besonderer Beobachtung der Unternehmensleitung stand. Ein zweiter Fehlstart war keine Option.

Die Herausforderung lag damit weniger in einer einzelnen Entscheidung als in der Aufstellung des Projekts insgesamt. Es brauchte ein klares Zielbild, eine belastbare Argumentation gegenüber der Leitung und einen Projektverantwortlichen, der das Vorhaben souverän steuern konnte. Genau in dieser Phase entschied die Unternehmensleitung, das Vorhaben zunächst strategisch neu zu bewerten, bevor größere Schritte gegangen wurden. Statt das geplante Format unverändert durchzuziehen, verlagerte sich der Bedarf auf etwas Grundlegenderes: den internen Projektverantwortlichen so zu begleiten und zu befähigen, dass das Projekt jederzeit auf einem sauberen Fundament wieder anlaufen konnte.

Projektziele:

Das übergeordnete Ziel war, ein zuvor gescheitertes Projekt neu und tragfähig aufzustellen, ohne erneut in technikgetriebene Umwege zu laufen. Dafür mussten mehrere Punkte gelöst werden:

• Lehren aus dem ersten Anlauf ziehen: Sauber aufarbeiten, warum der erste Versuch scheiterte, und daraus konkrete Leitplanken ableiten, damit sich dieselben Fehler nicht wiederholen.
• Projektverantwortlichen stärken: Den internen Projektleiter inhaltlich und methodisch so begleiten, dass er das Vorhaben eigenständig strukturieren, steuern und gegenüber der Leitung vertreten kann.
• Zielbild und Leitplanken schärfen: Ein klares, an der Unternehmensstrategie ausgerichtetes Zielbild für das Kundenportal entwickeln und die Funktionen identifizieren, die für Kunden und interne Teams wirklich relevant sind.
• Belastbare Argumentation schaffen: Eine nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage aufbauen, mit der das Projekt gegenüber Vorstand und Management jederzeit fundiert begründet werden kann.
• Neutral bleiben: Die Vorbereitung bewusst technologie- und anbieterneutral halten, damit Anforderungen aus den Zielen heraus entstehen und nicht aus einer vorab gesetzten Lösung.

Vorgehensweise:

Der Schwerpunkt lag nicht auf einem einzelnen Termin, sondern auf einer kontinuierlichen Begleitung über mehrere Wochen. Der Ansatz war hands-on, eng am Projektverantwortlichen und konsequent auf dessen Handlungsfähigkeit ausgerichtet.

• IST-Analyse und Aufarbeitung: Strukturierte Analyse der bisherigen Situation und der Gründe für das Scheitern des ersten Anlaufs, inklusive Sichtung der vorhandenen Unterlagen und Anforderungen.
• Laufendes Sparring: Regelmäßige Begleitung des Projektverantwortlichen als neutraler Sparringspartner, um Fragestellungen zu sortieren, Prioritäten zu setzen und offene Punkte gemeinsam durchzuarbeiten.
• Fragenkataloge und Strukturierung: Entwicklung gezielter Fragenkataloge und einer klaren Projektstruktur, um die fachlichen und technischen Themen systematisch zu durchdringen.
• Zielbild und Leitplanken: Gemeinsame Erarbeitung von Zielbild, Nutzenversprechen, strategischer Einordnung und Leitplanken, ergänzt um erste Überlegungen zu Ausbaustufen und einer groben Roadmap.
• Argumentation für die Leitung: Aufbereitung der Erkenntnisse so, dass der Projektverantwortliche das Vorhaben gegenüber der Unternehmensleitung klar, nachvollziehbar und belastbar vertreten konnte.

Ergebnisse:

Trotz der zwischenzeitlichen Neubewertung durch die Leitung verlor das Projekt nicht an Substanz, im Gegenteil. Am Ende stand ein Projektverantwortlicher, der sein Vorhaben sicher steuern konnte: mit einem geschärften Zielbild, klaren Leitplanken aus den Fehlern des ersten Anlaufs und einer belastbaren Argumentation gegenüber Vorstand und Management. Das Kundenportal-Projekt war sauber strukturiert und so aufgestellt, dass es ohne erneuten Fehlstart wieder anlaufen konnte, sobald die Leitung den Weg dafür freigab. Aus einem zuvor gescheiterten Vorhaben wurde so ein Projekt mit klarer Richtung und einem handlungsfähigen Verantwortlichen.