Neutral zur richtigen Plattform geführt, mit Verhandlungserfolgen, die sich selbst tragen
ConCab produziert seit 30 Jahren hochwertige Kabel in Deutschland und Europa und liefert weltweit an Endkunden und Distributoren, überwiegend aus Maschinenbau, Automatisierung sowie Elektro- und Elektronikindustrie. Der digitale Vertrieb lief im Wesentlichen über einen digitalen Katalog mit Einkaufsfunktion, der in Handhabung und Prozessautomation klar an Grenzen stieß.
Die Mehrheit der Kunden bestellte noch klassisch über Telefon und Fax, doch im Einkauf vollzog sich ein Generationenwechsel. Der moderne Einkäufer erwartet einen bequemen, weitgehend anonymen Bestellprozess und kundenorientierte Abläufe. Damit stellte sich für ConCab die Frage, ob sich diese Anforderungen auf der bestehenden Vertriebsarchitektur abbilden lassen oder ob ein neues Shop-System der nachhaltigere Weg ist, auch mit Blick auf Investitionsschutz und angrenzende Systeme wie ERP, PIM, CMS, CRM und Marketing-Automation.
Die Besonderheit: Im echten E-Commerce stand ConCab bei null. Es ging nicht um die Optimierung einer bestehenden Lösung, sondern um den Aufbau einer kompletten digitalen Vertriebsplattform als künftig strategischen Vertriebskanal. Eine Investition in dieser Größenordnung verlangt eine faktenbasierte Entscheidungsgrundlage und einen neutralen, unabhängigen Partner ohne eigenes System- oder Umsetzungsinteresse.
Projektziele:
Das Ziel war, ein Greenfield-Vorhaben sicher von der Grundsatzfrage bis zur Systementscheidung zu führen, ohne teure Fehlinvestitionen. Dafür mussten mehrere Punkte gelöst werden:
- Ziele und Sortiment klären: Projektziele ermitteln und priorisieren, das relevante Einstiegssortiment, die Zielmärkte und mögliche Vermarktungsstrategien definieren.
- Anforderungen sauber erheben: Die tatsächlichen Anforderungen an die Plattform analysieren, bewerten und priorisieren, inklusive Detailprozessen und User Stories als Basis für Ausschreibung und spätere Projektabnahme.
- Die passende Lösung finden: Aus dem Markt das System und den Implementierungspartner identifizieren, die fachlich, technisch und wirtschaftlich am besten zu ConCab passen.
- Investition absichern: Einen realistischen Budgetrahmen für Lizenzen und Implementierung schaffen und die wirtschaftliche Grundlage der Entscheidung absichern.
- Neutral bleiben: Den gesamten Prozess anbieter- und technologieneutral führen, damit die Empfehlung allein den Zielen von ConCab dient.
Vorgehensweise:
Der Prozess war in drei aufeinander aufbauende Phasen gegliedert und durchgängig von einem zweiköpfigen Expertenteam begleitet. Von der Grundlagenarbeit über das Anforderungsmanagement bis zur Systemauswahl.
Phase 1: Grundlagen, Ziele und Priorisierung
- Workshop-Vorbereitung: Entwicklung von Fragenkatalogen, Abstimmung von Agenda und Teilnehmern sowie Vorabklärung der relevanten Fragen.
- Workshops mit Vertrieb, Betrieb und Marketing: Moderierte Sessions nach individuell abgestimmter Agenda, um alle projektrelevanten Bereiche abzuholen.
- Ziele priorisieren: Ermittlung und Priorisierung der Unternehmens- und Projektziele.
- Strategische Einordnung: Definition von Einstiegssortiment, Zielmärkten und möglichen Vermarktungsstrategien.
- IST-Aufnahme: Verständnis der aktuellen IT-Systemlandschaft und möglicher Umsetzungsstrategien.
- Dokumentation und Themenspeicher: Nachbereitung und Dokumentation der Ergebnisse, Aufbau eines Themenspeichers und Erfassung offener Fragen.
- Erste Entscheidungsgrundlage: High-Level-Anforderungskatalog, grober Budgetrahmen für Lizenzen und Implementierung, erste Projektplanungsskizze und Management Summary.
Phase 2: Anforderungsmanagement
- Vorbereitung: Fragenkataloge, abgestimmte Agenda und Vorabklärung relevanter Fragen als Basis für effiziente Sessions.
- Best-Practice-Vergleich: Bereitstellung und Gegenüberstellung relevanter Best Practices aus vergleichbaren Online-Shop-Projekten.
- Workshops mit den Fachbereichen: Vertiefung der Anforderungen gemeinsam mit Vertrieb, Betrieb und Marketing.
- Anforderungsanalyse und -modellierung: Strukturierte Erhebung und Modellierung der fachlichen und technischen Anforderungen.
- Bewertung und Priorisierung: Definition, Bewertung und Priorisierung der Anforderungen entlang der Projektziele.
- Detailprozesse und User Stories: Identifikation der Detailprozesse sowie Entwicklung von User Stories und Prozess-Charts als belastbare Grundlage für die Umsetzung.
- Ausschreibungsfähiger Anforderungskatalog: Ein vollständiger Katalog als Basis für Ausschreibung und spätere Projektabnahme, inklusive erster Systemfavoriten und Management Summary.
Phase 3: Begleitung der Systemauswahl
- Longlist: Aufbau einer strukturierten Anbieterübersicht möglicher Systeme.
- Shortlist: Verdichtung auf eine Shortlist von etwa drei Systemen.
- Präsentationen und Demos: Begleitung der Anbieter-Präsentationen und Demo-Termine, inklusive Übernahme der Kommunikation und Klärung von Rückfragen.
- Angebotsanalyse: Analyse und Aufbereitung der Angebote von Systemherstellern und Implementierungspartnern.
- Bewertung und Vergleich: Scoring-Matrix und strukturierter Angebotsvergleich entlang der priorisierten Anforderungen.
- Verhandlung der Konditionen: Harte Verhandlung der Lizenz- und Projektkonditionen, um die Investition spürbar zu senken.
- Handlungsempfehlung: Klare Empfehlung zur Auswahl von System und passendem Implementierungspartner.
Ergebnisse:
Aus einem Stand bei null wurde eine fundierte, neutral getroffene Entscheidung. ConCab verfügte über einen vollständigen Anforderungskatalog als Ausschreibungs- und Abnahmebasis, eine klare Plattform- und Implementierungspartner-Empfehlung und damit über volle Sicherheit für ein Vorhaben, das zuvor mit erheblicher Unsicherheit behaftet war. Den größten unmittelbaren Effekt brachte die Verhandlung: Die erzielten Einsparungen bei Lizenz- und Implementierungskonditionen waren so deutlich, dass sie die Beratungsleistung weitgehend wieder einspielten. Die Neutralität zahlte sich damit für ConCab nicht nur strategisch, sondern direkt wirtschaftlich aus.
