E-Commerce Anforderungen richtig zu formulieren ist eine wichtige Grundlage für jedes größere Shopprojekt. Aussagen wie „Die Suche muss besser werden“ oder „Bestandskunden brauchen individuelle Preise“ beschreiben zwar ein Problem, reichen für Auswahl und Umsetzung aber nicht aus. Ein guter Anforderungskatalog macht deshalb konkret, was ein System leisten soll, für wen eine Funktion benötigt wird und unter welchen Bedingungen sie als erfüllt gilt. Je früher diese Fragen geklärt sind, desto belastbarer lassen sich Shopsysteme, Dienstleister, Aufwand und Projektumfang bewerten.
Ein Shopprojekt beginnt häufig mit einer langen Liste an Ideen. Vertrieb, Marketing, IT und Kundenservice kennen jeweils andere Probleme und bringen entsprechende Wünsche ein. Das ist zunächst sinnvoll, weil dadurch unterschiedliche Perspektiven berücksichtigt werden. Schwierig wird es, wenn aus diesen Wünschen direkt Funktionen oder technische Lösungen abgeleitet werden.
Aus „Unsere Kunden fragen häufig nach ihren Preisen“ wird dann beispielsweise schnell „Wir brauchen eine individuelle Preisberechnung im Shop“. Dabei ist noch gar nicht geklärt, welche Kunden betroffen sind, wo die Preise heute gepflegt werden, wie häufig sie sich ändern und ob sie tatsächlich im Shop berechnet oder lediglich aus einem anderen System übernommen werden müssen.
Solche Details beeinflussen später nicht nur die technische Umsetzung. Sie spielen auch bei der Auswahl der passenden E-Commerce Software eine wichtige Rolle. Bereits vor einer Systementscheidung sollte deshalb klar sein, welche Anforderungen tatsächlich erfüllt werden müssen und welche lediglich mögliche Lösungswege darstellen.
Je später solche Fragen geklärt werden, desto schwieriger wird es, Aufwand und Projektumfang verlässlich einzuschätzen. Was zu Beginn wie eine kleine zusätzliche Funktion wirkt, kann später Auswirkungen auf Schnittstellen, Daten oder bestehende Prozesse haben. Ein sauberer Anforderungskatalog schafft deshalb früh eine gemeinsame Grundlage für die weitere Planung.
Viele Anforderungen beginnen als Aussage eines Mitarbeiters oder Kunden. Für die erste Sammlung ist das vollkommen ausreichend. Im nächsten Schritt muss jedoch herausgearbeitet werden, welches Problem dahintersteht.
Die Aussage „Der Checkout muss einfacher werden“ kann beispielsweise sehr unterschiedliche Ursachen haben. Kunden müssen vielleicht Informationen doppelt eingeben. Die Zahl der notwendigen Schritte ist zu hoch. Geschäftskunden können keine Bestellnummer hinterlegen. Oder eine Zahlungsart fehlt, die regelmäßig benötigt wird.
Je nachdem, welches Problem tatsächlich vorliegt, unterscheidet sich auch die spätere Anforderung.
Ähnlich verhält es sich mit Aussagen wie:
Keine dieser Aussagen ist falsch. Sie ist nur noch nicht präzise genug, um daraus zuverlässig eine Funktion, einen Aufwand oder ein Auswahlkriterium abzuleiten.
Gerade bei den Anforderungen im B2B E-Commerce wird das schnell deutlich. Individuelle Preise, unterschiedliche Lieferadressen, Benutzerrechte oder komplexe Produktinformationen können entscheidend sein. Die bloße Nennung einer Funktion erklärt aber noch nicht, wie sie im jeweiligen Unternehmen funktionieren muss.
Ein Anforderungskatalog sollte nicht möglichst lang sein. Er sollte vor allem dafür sorgen, dass alle Beteiligten dasselbe Verständnis von einer Anforderung haben.
Dafür braucht es mehr als einen Funktionsnamen. Sinnvoll ist eine Struktur, die für jede wichtige Anforderung zusätzliche Informationen festhält.
Nicht für jede kleine Anforderung müssen alle Felder ausführlich beschrieben werden. Bei geschäftskritischen Funktionen lohnt sich diese Genauigkeit aber. Vor allem dann, wenn mehrere Systeme oder Fachbereiche betroffen sind.
Ein Anforderungskatalog wird damit nicht nur zur Dokumentation. Er schafft eine gemeinsame Arbeitsgrundlage für Unternehmen, Softwareanbieter und Umsetzungspartner.
Eine gute Anforderung sollte möglichst wenig Interpretationsspielraum lassen. Das bedeutet allerdings nicht, bereits jedes technische Detail vorzugeben.
Die Anforderung „Kunden müssen individuelle Preise sehen können“ ist beispielsweise noch relativ offen. Für ein erstes Verständnis reicht sie aus, für eine Umsetzung fehlen jedoch wichtige Informationen.
Eine präzisere Formulierung könnte beschreiben, dass eingeloggte Bestandskunden auf Produktdetailseite und im Warenkorb den für ihre Kundennummer hinterlegten Preis sehen. Zusätzlich sollte feststehen, aus welchem System dieser Preis kommt und was passiert, wenn für einen Kunden keine individuelle Kondition vorhanden ist.
Der Unterschied wird bei einem direkten Vergleich deutlich:
Eine Untersuchung aus dem Jahr 2020 beschäftigt sich genau mit diesem Problem. Die Studie zu mehrdeutigen Anforderungen in Großprojekten beschreibt unklare und unterschiedlich interpretierbare Formulierungen als relevantes Risiko, weil Auftraggeber und Anbieter dieselbe Anforderung unterschiedlich verstehen können.
Für einen Anforderungskatalog bedeutet das: Begriffe wie „komfortabel“, „schnell“, „modern“, „flexibel“ oder „einfach“ sollten nicht allein stehen bleiben. Sie müssen durch ein konkretes Verhalten oder ein überprüfbares Ergebnis ergänzt werden.
Viele Anforderungskataloge konzentrieren sich stark auf Funktionen. Dabei sind Anforderungen an Qualität, Betrieb und technische Rahmenbedingungen für die spätere Lösung mindestens genauso relevant.
Eine funktionale Anforderung beschreibt, was das System tun soll. Beispiele sind eine Schnellbestellung, ein Produktvergleich oder die Möglichkeit, mehrere Lieferadressen zu verwalten.
Nicht funktionale Anforderungen beschreiben dagegen die Bedingungen, unter denen eine Lösung funktionieren muss. Dazu gehören beispielsweise Performance, Verfügbarkeit, Sicherheit, Skalierbarkeit oder Anforderungen an bestimmte Schnittstellen.
Gerade bei einer umfassenden E-Commerce Plattform reicht es deshalb nicht, nur die sichtbaren Shopfunktionen zu betrachten. Der Shop ist häufig mit ERP, PIM, CRM, Zahlungsdiensten oder weiteren Anwendungen verbunden. Anforderungen an diese Systemlandschaft müssen ebenfalls berücksichtigt werden.
Ein vollständiger Anforderungskatalog sollte deshalb unter anderem folgende Bereiche prüfen:
Welche Bereiche tatsächlich relevant sind, hängt vom jeweiligen Geschäftsmodell ab. Ein Unternehmen mit wenigen standardisierten Produkten benötigt eine andere Detailtiefe als ein B2B-Händler mit individuellen Preisen, mehreren Standorten und komplexen Einkaufsprozessen.
Ein typischer Fehler entsteht, wenn der Anforderungskatalog bereits eine konkrete technische Lösung vorgibt.
Statt zu formulieren, welches Problem gelöst werden soll, steht dort beispielsweise: „Für die Produktsuche wird Erweiterung XY eingesetzt.“ Damit ist die Entscheidung über die Lösung bereits getroffen, obwohl möglicherweise noch gar nicht geprüft wurde, ob eine andere Umsetzung besser geeignet wäre.
Anforderungen sollten deshalb zunächst möglichst technologieoffen formuliert sein.
Eine fachliche Anforderung könnte beispielsweise lauten, dass Kunden Produkte anhand technischer Eigenschaften filtern können müssen. Ob dafür die Standardfilter des Shopsystems ausreichen, eine Erweiterung benötigt wird oder eine separate Suchtechnologie eingesetzt wird, kann später entschieden werden.
Natürlich gibt es Ausnahmen. Wenn aufgrund der bestehenden IT-Landschaft bestimmte Technologien, Systeme oder Standards gesetzt sind, gehören auch diese Rahmenbedingungen in den Anforderungskatalog. Sie sollten dann jedoch als technische Vorgabe erkennbar sein und nicht versehentlich mit der fachlichen Anforderung vermischt werden.
Diese Trennung erleichtert später auch den Vergleich unterschiedlicher Lösungen. Anbieter können zeigen, wie sie dieselbe Anforderung erfüllen, statt lediglich zu bestätigen, ob sie eine vorgegebene Funktion exakt nachbauen können.
Selbst ein gut formulierter Anforderungskatalog kann problematisch werden, wenn jede Anforderung dieselbe Bedeutung erhält.
In einem Projekt mit mehreren Fachbereichen entsteht schnell eine sehr lange Liste. Jede Abteilung hat nachvollziehbare Wünsche und nahezu jede Funktion lässt sich irgendwie begründen. Würde alles gleichzeitig umgesetzt, steigen Aufwand, Budget und Projektdauer entsprechend.
Deshalb sollte jede Anforderung priorisiert werden.
Eine einfache Einteilung kann bereits ausreichen:
Muss-Anforderungen sind notwendig, damit das Geschäftsmodell oder ein zentraler Prozess funktioniert. Ohne sie kann die Lösung nicht sinnvoll eingesetzt werden.
Soll-Anforderungen besitzen einen hohen Nutzen, sind für einen ersten funktionsfähigen Stand aber nicht zwingend erforderlich.
Kann-Anforderungen bieten zusätzlichen Mehrwert, können bei begrenztem Budget oder Zeitrahmen jedoch zurückgestellt werden.
Wichtig ist, diese Einteilung nicht ausschließlich nach persönlicher Präferenz vorzunehmen. Eine Funktion sollte nicht zur Muss-Anforderung werden, nur weil ein einzelner Fachbereich sie gerne hätte.
Hilfreicher sind Fragen nach Geschäftswert, Zahl der betroffenen Kunden, Prozessrelevanz, Risiko und Auswirkungen auf andere Anforderungen.
Ein Anforderungskatalog sollte nicht ausschließlich von IT, E-Commerce-Team oder Projektleitung erstellt werden. Viele relevante Details sind nur den Personen bekannt, die täglich mit Kunden, Produkten oder internen Prozessen arbeiten.
Der Vertrieb kennt beispielsweise Sonderfälle bei Preisen und Konditionen. Kundenservice und Innendienst wissen, welche Fragen regelmäßig auftreten. Das Produktmanagement kennt die Struktur der Produktdaten und die IT kann beurteilen, welche Systeme und Schnittstellen betroffen sind.
Diese Perspektiven sollten früh zusammengeführt werden. Das bedeutet aber nicht, jeden genannten Wunsch ungeprüft in den endgültigen Katalog zu übernehmen.
Bei jeder größeren Anforderung sollte geklärt werden:
Gerade dieser Schritt verhindert, dass historisch gewachsene Prozesse automatisch als neue Shopfunktion weitergeführt werden.
Eine Anforderung ist besonders wertvoll, wenn sich später eindeutig feststellen lässt, ob sie erfüllt wurde.
Dafür helfen Abnahmekriterien. Sie beschreiben nicht die technische Umsetzung, sondern das erwartete Ergebnis.
Bei einer Funktion für kundenindividuelle Preise könnte beispielsweise festgelegt werden, dass ein eingeloggter Bestandskunde auf Produktdetailseite, Warenkorb und Bestellübersicht denselben für ihn gültigen Preis sieht.
Damit haben Unternehmen und Umsetzungspartner einen gemeinsamen Bezugspunkt. Während der Entwicklung lässt sich prüfen, ob die Funktion wie vorgesehen umgesetzt wurde. Bei der späteren Abnahme muss nicht über die ursprüngliche Bedeutung einer Formulierung diskutiert werden.
Abnahmekriterien sind besonders wichtig bei Anforderungen, die sonst unterschiedlich interpretiert werden können. Je geschäftskritischer eine Funktion ist, desto klarer sollte beschrieben sein, welches Ergebnis erwartet wird.
Sauberes Anforderungsmanagement bedeutet nicht, dass vor Projektbeginn jede Einzelheit für die kommenden Jahre festgeschrieben werden muss.
Gerade in größeren E-Commerce-Projekten entstehen während Konzeption und Umsetzung neue Erkenntnisse. Prozesse werden genauer verstanden, technische Abhängigkeiten werden sichtbar oder eine ursprünglich geplante Lösung erweist sich als unnötig kompliziert.
Der Anforderungskatalog sollte deshalb eine belastbare Grundlage schaffen, ohne zum unveränderlichen Dokument zu werden.
Wichtig ist allerdings, Änderungen nachvollziehbar zu behandeln. Wenn während des Projekts neue Anforderungen hinzukommen, sollte auch ihre Priorität, ihr Nutzen und ihr Einfluss auf Budget und Zeitplan bewertet werden. Andernfalls wächst der Projektumfang schleichend weiter.
Damit bleibt der Katalog ein Steuerungsinstrument und wird nicht zu einer Sammlung sämtlicher Ideen, die im Laufe des Projekts einmal genannt wurden.
E-Commerce Anforderungen richtig zu formulieren bedeutet nicht, möglichst viele Funktionen aufzuschreiben. Ein guter Anforderungskatalog schafft Klarheit darüber, welches Problem gelöst werden soll, für wen eine Funktion relevant ist und welches Ergebnis am Ende erwartet wird.
Dafür müssen Wünsche aus den Fachbereichen zunächst hinterfragt und konkretisiert werden. Funktionale Anforderungen sollten von technischen Rahmenbedingungen getrennt und Prioritäten nachvollziehbar festgelegt werden. Besonders bei geschäftskritischen Funktionen helfen klare Abnahmekriterien dabei, unterschiedliche Interpretationen zwischen Unternehmen und Umsetzungspartner zu vermeiden.
Gleichzeitig muss nicht jede mögliche Anforderung bereits vor Projektstart bis ins letzte Detail beschrieben sein. Entscheidend ist, dass die wichtigen Anforderungen ausreichend klar sind, um Projektumfang, Systeme und Dienstleister sinnvoll bewerten zu können.
Ein guter Anforderungskatalog reduziert damit nicht nur Missverständnisse während der Umsetzung. Er schafft auch eine belastbare Grundlage für Systemauswahl, Aufwandsschätzung, Priorisierung und spätere Abnahme. Gerade bei komplexeren E-Commerce-Projekten zahlt sich diese Vorarbeit deshalb über den gesamten Projektverlauf aus.
Jenny Bocksberger verantwortet bei steireif das Partnermanagement und sorgt dafür, dass aus Kontakten echte, funktionierende Zusammenarbeit entsteht. Sie verbindet Struktur mit Gespür für Menschen und baut belastbare Partnerschaften auf, hält Fäden zusammen und stellt sicher, dass beide Seiten wissen, woran sie sind.
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